ERP System einrichten

Die Einrichtung und Inbetriebnahme eines ERP Systems bestehen in der Regel aus fünf Phasen, die sequenziell umgesetzt werden. Natürlich muss zunächst ein Auswahlverfahren durchgeführt werden, um ein ERP System zu finden, dass die Unternehmensprozesse abbilden kann.

Phase 1: Feinspezifikation
Es wird analysiert, welche Abläufe vom System unterstützt werden müssen. Das sind in der Regel zentrale Prozesse wie Produktion, Lager, Ein- und Verkauf, Personalzeiterfassung etc. Diese werden in einem Überarbeiteten Pflichtenheft festgehalten. Aufgaben, die nur sporadisch anfallen oder deren Ausgestaltung sich ständig wandelt, können davon möglicherweise ausgeschlossen werden, wenn sich die Implementierung von starrem Management zu teuer oder inflexibel gestaltet.

Phase 2: Implementierung
In Rücksprache mit dem Management des Kunden und den späteren Benutzern des Systems werden die im Pflichtenheft aus Phase eins festgelegten Features implementiert. Dafür werden Prozesse, Arbeitsschritte, Formularvorlagen und vieles mehr im System erstellt und ausgearbeitet.

Phase 3: Test
Im Folgenden wird ein Testsystem mit den obigen Features aufgesetzt, mit Beispieldaten gefüllt und alle kritischen Prozesse simuliert. Etwaige Fehler, Mängel oder ineffektive Workflows werden dann behoben oder optimiert.

Phase 4: Schulung
Ein neues System bringt neue Workflows, neue Prozessstrukturen, andere Formulare und Masken. Die Benutzer des Systems müssen geschult werden, um ihre Aufgaben weiterhin erfüllen zu können.

Phase 5: Release
Schlussendlich wird das Testsystem auf die laufende Produktion überspielt und das operative Geschäft abgebildet. Trotzdem sollte das System in regelmäßigen Abständen evaluiert werden, da auch nach längerer Zeit noch Mängel auffallen, oder die Benutzer Möglichkeiten zur besseren Benutzung oder Quality-Of-Life-Changes vorschlagen.