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| Effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen

Effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind essenziell für die effiziente Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen und Organisationen. Sie digitalisieren und zentralisieren die Dokumentenablage, wodurch der Zugriff und die Suche nach Dokumenten erleichtert wird.


DMS-Systeme unterstützen Funktionen wie das Scannen, Indizieren, Speichern und Archivieren von Dokumenten. Sie erleichtern die Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch revisionssichere Ablage und bieten Funktionen zur Dokumentenverfolgung und -verwaltung. Weiterhin ermöglichen sie die Automatisierung von Workflows und verbessern die Zusammenarbeit durch gemeinsame Dokumentenzugriffe und -bearbeitung. Ein DMS trägt wesentlich zur Steigerung der Effizienz und zur Reduzierung von Papierdokumenten bei.

Kernfunktionen von DMS-Systemen:

  • Erfassung:
    DMS-Lösungen erfassen Dokumente durch Scannen von Papierdokumenten, Importieren digitaler Dateien oder durch Integration mit anderen Anwendungen. Fortschrittliche Systeme bieten Funktionen wie optische Zeichenerkennung (OCR) zur Texterkennung und Umwandlung in durchsuchbare und bearbeitbare Formate.

  • Speicherung:
    Die gespeicherten Dokumente werden in einer strukturierten Weise abgelegt, oft in einem zentralen Repository. Dies ermöglicht eine schnelle und einfache Suche sowie den Zugriff auf die Dokumente.

  • Versionierung:
    DMS ermöglichen das Nachverfolgen von Änderungen an Dokumenten durch die Erstellung von Versionen. Dies ist besonders wichtig in Umgebungen, wo mehrere Nutzer an denselben Dokumenten arbeiten.

  • Zugriffssteuerung:
    Sicherheit ist ein wesentlicher Aspekt des Dokumentenmanagements. DMS-Systeme bieten oft detaillierte Kontrolle darüber, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente hat.

  • Suchfunktion:
    Eine der Hauptfunktionen von DMS ist die Möglichkeit, schnell und einfach Dokumente zu finden. Dies erfolgt häufig über Suchbegriffe, Metadaten oder Inhalte.

  • Workflow-Management:
    Viele DMS-Systeme enthalten Funktionen für das Workflow-Management, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies kann das Routing von Dokumenten, Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen umfassen.

 

Einfache Dokumentenintegration mit dem ERP Manager

Das Dokumentenmanagement im ERP Manager stellt einen integralen Bestandteil des Systems dar, der eine effiziente und systematische Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. Es werden eine Vielzahl von Funktionen angeboten, die eine nahtlose Integration von Dokumenten in die täglichen Arbeitsabläufe ermöglichen.

Eines der Kernelemente des Dokumentenmanagements im ERP Manager ist die Möglichkeit Dokumente verschiedenen Objekten zuzuordnen. Damit können Dokumente beispielsweise Artikeln, Stücklisten oder spezifischen Geschäftsprozessen wie Aufträgen und Lieferungen zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist flexibel und kann sowohl interne Ausdrucke aus dem Reportgenerator des Systems umfassen, wie auch externe Dateien in verschiedenen Formaten, beispielsweise PDFs, Zeichnungen oder Bilder. Diese Vielseitigkeit erlaubt es, eine breite Palette von Geschäftsdokumenten effizient zu verwalten.

Eine Schlüsselfunktion des Systems ist die optionale Integration eines Dokumenten-Archivierungssystems namens DocSafe. Dieses System dient als sichere Datenbank zur Speicherung von Dokumenten und arbeitet nahtlos mit der Dokumentenverwaltung des ERP Managers zusammen. Dies gewährleistet eine hohe Revisionssicherheit und Zuverlässigkeit in der Dokumentenarchivierung.

Zur Aufnahme von Dokumenten ins System bietet der ERP Manager mehrere Methoden. Dokumente können direkt über den internen Reportgenerator des Systems als Ausdrucke erfasst werden. Diese Funktion ist besonders nützlich für Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Darüber hinaus ermöglicht die Drag-and-Drop-Funktion eine einfache Integration von Dateien durch Ziehen aus dem Dateiexplorer.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Dokumentenmanagement im ERP Manager durch seine vielseitigen Funktionen und die nahtlose Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse eine wesentliche Rolle in der effizienten und sicheren Handhabung von Geschäftsdokumenten spielt.

Dokumentenmanagement